Kárpáti Lili – Virtuális Asszisztens, 

Virtuális Asszisztens, Operatív menedzser és az NK Studio társalapítója

Mesélj egy kicsit magadról! Hogyan kerültél erre a pályára, mivel foglalkozol jelenleg?

Sziasztok, Kárpáti Lili vagyok, az NK Studio társalapítója. Több mint 5 évig dolgoztam banki környezetben, az OTP bankban voltam lakáshitel csoportvezető. Aztán 2022-ben hosszú hezitálás után döntöttem úgy, hogy otthagyom a bankot. Pedig nagyon szerettem az ügyfeleimet és a kollégáimat, de annyira ráment a magánéletem, hogy már nem hagyhattam tovább. Ekkor még nem volt konkrét tervem, csak nyugalomra vágytam. Így kerültem aztán a KKV szektorba, ahol az eddig megszerzett tudásomat kamatoztattam, mint operatív menedzser. Egy nagyon ideális munkakörben sikerült elhelyezkednem, de rövid idő után hiányzott a pörgés. Egy üzleti előadást tartottam, amikor találkoztam Birtók Edinával a Titkárpont Kft. ügyvezetőjével. Ő mesélt nekem a virtuális asszisztenciáról és úgy gondoltam, hogy ez tökéletes lehetőség, hogy kihasználjam a szabad kapacitásomat. Jelenleg az AOC System hivatalos támogatói vagyunk a párommal, Nagy Gyulával együtt. Mi nem csak adminisztrálunk – hanem egy hosszútávú megoldást nyújtunk, amivel hatékonyabbá tesszük a cégek működést.

Honnan dolgozol, hogyan tudod külön venni a munkád és a magánéleted?

Itthonról dolgozom a párommal együtt. Talán furának hangzik, de nekem a munkám teljesen összemosódik a magánéletemmel. Az ügyfeleim nagy részével bensőséges kapcsolatot ápolok, segítem őket abban, hogy kiteljesedjen és fejlődjön a cégük és ezáltal kialakult egy sajátos rendszer az életünkben. Persze ez nem ment az elején ilyen könnyen. Voltak olyan ügyfeleink, akik nem tartották tiszteletben a határainkat, de ma már megtanultuk, hogy nem mindenkit kell elvállalni. Igenis ezt mindenkinek el kell fogadni, van, hogy nem működik a kémia. Én szeretek dolgozni, szeretem a munkámat és boldoggá tesz, ha sikeres vagyok benne, ezért a végletekig képes vagyok magamat hajtani.

Milyen életszakaszban voltál, amikor elindultál ezen a pályán, és hogyan hatott ez rád személyesen?

Ki vagy te a szakmán túl, és hogyan találtad meg a helyed ezen a területen?

Egy hóbortos professzor vagyok, akiben néha lemerül az elem. Sokszor megkaptam az életem során a mai napig, hogy: Hogyan tudsz ennyi mindent menedzselni? Hogy jut ennyi időd mindenre? És igen, mondhatnám, amit sokan mások, hogy remek az időmenedzsmentem, 5 órakor kelek, edzek, mindig figyelek a szellemi és testi egészségemre, rengeteg mikro zöldet eszem és attól vagyok mindig ilyen szuper. De ez egyáltalán nem lenne igaz. Én a szakmámban profi vagyok, ezt biztosan tudom mondani. Nem értek mindenhez, de amihez igen, abban professzionális vagyok és mindig odafigyelek az ügyfeleimre. Ezért sokan azt gondolják rólam, hogy én a magánéletben ugyanilyen precíz és pontos vagyok, pedig egyáltalán nem. Ez a két személyiség amúgy nagyon jól megfér bennem és pont ez a sikerem titka. Szerintem sokan túlságosan hajlamosak befeszülni a megbízók miatt és ezáltal magukra erőltetnek egy szerepet, de szerintem ez hosszútávon nem jövedelmező, mert az ügyfelek azt szeretnék, ha bízhatnának benned, de ha te nem vagy önazonos és nem vagy emberi, akkor sosem tudnak hozzád kapcsolódni. Pedig minden vállalkozó ezt szeretné, elkötelezett vevőket.

Hogyan lettél virtuális asszisztens, majd később operatív menedzser?

Előbb voltam operatív menedzser egy KKV cégnél, mint virtuális asszisztens. Most a Titkárpontnál bár operatív menedzserként vagyok feltűntetve, de oda is külsős vállalkozóként dolgozom be, tehát "virtuális asszisztensként". A VA szerepkör nálam csak a kezdőállomás volt. Gyorsan kiderült, hogy a klasszikus "tedd meg ezt, tedd meg azt" feladatkör nekem kevés. Elkezdtem optimalizálni a folyamatokat, átszervezni, riportálni és innen már nem volt visszaút. A klasszikus VA-szerepből úgy nőttem ki, hogy egyszerűen többet adtam annál, és ezt az ügyfeleim is felismerték.

Mi a leggyakoribb hiba vagy tévhit, amit látsz az indulóknál?

A legnagyobb tévhit? Hogy VA-nak lenni egyenlő azzal, hogy "home office + kávé + Canva + szabadság". Amikor én kezdtem, leültem más vállalkozókkal és elmondtam nagy lelkesedéssel, hogy mit szeretnék csinálni. Ők feltettek 30 kérdést, és én egyikre sem tudtam konkrét választ adni. De azt megtudtam hogyan gondolkoznak a vállalkozók, és mi a fontos nekik. Köztük volt egy remek marketing szakember (egyébként azóta ügyfelem is, ami nagyon hízelgő számomra) aki azt mondta: Amikor 20 évvel ezelőtt kozmetikusoknak oktattam marketinget, akkor volt egy tanuló lány, aki a legsikeresebb lett mind közül. Tudod mi volt a titka? Jól pozícionálta magát. Ő csak és kizárólag meleg férfiak gyantázását vállalta. Mindig tele volt a naptára. Azok, akik csak szolgáltatni akarnak, de nem ismerik a vevőiket, azok nem tudnak igazán sikeresek lenni.

Hogyan építetted fel a saját szolgáltatásaidat, és miben térsz el a klasszikus VA munkakörtől?

Megismertem az ügyfeleim igényeit, pozícionáltam magamat. Konkrét iparágakat kezdtem kijelölni magamnak. Nem csak az aktuális problémát oldottam meg, hanem annak okára kerestem a megoldást. Pár ügyfél után pedig saját sablonokat kezdtem el kialakítani, mert rájöttem, hogy tökmindegy mivel foglalkozik az ügyfelem, mindenki ugyanazt akarja, csak más körítéssel. Kialakítottam egy egyértelmű struktúrát, sablonokat, és találtam egy remek rendszert, amit mögé tudok tenni, mint operatív motor. Nálam nem csak asszisztenciát kapnak – hanem egy működő vállalkozási hátteret.

Mit tapasztalsz mentálisan vagy önbizalom szempontból a legtöbb VA-nál?

Van akinek van önbizalma de kevés tudás van mögötte, és vannak akiknek megvan a kellő tudásuk, de az önbizalmukon még van mit fejleszteni. Szerintem a virtuális asszisztencia most egy nagyon problémás terület olyan szempontból, hogy nincs konkrét leírása a szakmának, nincs megfogalmazva hogy mi is ez pontosan. Szerintem aki tapasztalt az már inkább elhatárolódik ettől a kifejezéstől, mert hirtelen most mindenki aki eddig körmös, coach vagy ingatlanos akart lenni, az most virtuális asszisztens szeretne lenni. Ebből adódóan új területek is megjelentek, még pedig a virtuális asszisztens képzők. Ez szerintem egy nagyon jó kezdeményezés lenne, de sajnos sokan inkább itt is csak a pénzszerzés miatt csinálják és mögöttük szintén nincs valós tudás, csak ontják ki magukból a "virtuális asszisztenseket", de nem készítik fel a szakmára mivel ők se dolgoztak egy percet sem benne. De vannak remek ellenpéldák is például Ivánné Kósa Erika akit egy remek mentornak tartok. Ő tud segíteni minden kezdő de elszánt virtuális asszisztensnek abban, hogy felkészítse őket lelkileg, elmondja a szakmai kihívásokat és támogassa az önbizalmukat.

Hogyan hat rád lelkileg, hogy te már Virtuális asszisztenseket interjúztatsz?

Ez számomra maga a lelki hullámvasút. Vannak nagyon motiváló emberek, akikkel élvezet a közös munka és szeretem látni ahogy fejlődnek. De, amikor naponta 30-40 emberrel beszélek és annak a 80%-a olyan aki kozmetikusként dolgozik, de ő azt gondolta, hogy mellette virtuális asszisztens is lesz, vagy olyan anyuka, aki 4 gyerek mellett egy MS Office tudással szeretné, hogy garanciát vállaljak arra, hogy meg fog élni mint vállalkozó, akkor nagyon hamar kiégek. Ha a jelentkező megkérdezi, hogy milyen sikereket lehet elérni, mint VA, akkor nagyon motivál az amikor megoszthatom a kollégák sikereit, de sajnos a jelentkezők nagy többsége még nem látja, hogy e mögött mennyi munka van. Ilyenkor elszomorít, hogy mennyire lekicsinylik azt a munkát, ami e mögött áll. Mintha azt mondanám Jordannek, hogy ne hülyéskedj már, én is dobok ilyen 3 pontost ez semmi, az általános iskolában arany érmes lettem a házibajnokságon. Na ilyenkor elszakad nálam a cérna.

Volt olyan pont, amikor majdnem feladtad?

Nem. Voltak nehéz időszakaim, de sosem volt olyan, hogy úgy éreztem feladom. Az első hivatalos munkám egy ruházati boltban volt 19 évesen, ahol a főnököm túlzás nélkül idegbeteg volt. Állandóan üvöltött, mint egy örült, elvörösödött a feje és én titkon imádkoztam, hogy agyvérzést kapjon, akkor hamarabb vége lesz a szenvedésemnek. Zokogva mentem haza anyukámhoz és mondtam, hogy nem megyek vissza, mert az én lelkem nem bírja ezt a stílust. Anyukám közölte velem, hogy ezt nem tehetem meg, mert ha most feladom akkor egész életemben futni fogok. Álljak ki magamért és mondjam meg neki, ha nem vesz vissza a stílusából akkor itt hagyom, mert velem senki nem beszélhet így. Felvértezve bementem, hogy én már kora reggel kiosztom, de sajnos nem vele dolgoztam, hanem egy kolléganővel, így elmaradt a csata. De pár hét múlva, egy vevő előtt próbált megalázni, amikor is közöltem vele - minden mindegy alapon -, hogy ha rámüvölt, akkor nem tudok dolgozni és ha még egyszer így beszél velem, itt hagyom. Az anyáknak mindig igazuk van! Bevált! Sosem beszélt velem így többet. Még párszor emlékeztetnie kellett a környezetemnek, hogy azok az emberek, akik a feletteseim, semmire nem mennek nélkülem, ezért sose féljek kiállni magamért. Megtanultam egy életre, ha már elértem egy szintet, akkor sosem lépek vissza, soha nem adom fel.

Miben változtatott meg téged ez a munka?

Kigyógyultam a sztahanovizmusból. Rájöttem, hogy igaz bele kell fektetni az energiát, de kényelmesen is lehet élni. Annak pedig külön örülök, hogy itthonról dolgozok a saját kis világomban, mert bár imádok másokkal kapcsolódni, nagyon el tudja venni a fókuszomat. Én a bohém emberek luxusában élhetek, és ez hatalmas szabadságérzetet ad. Jó pár évvel ezelőtt Amerikában jártam és azt tapasztaltam, hogy ott annyira mások az emberek, olyan kedves mindenki, nem gondolnak rólad rosszat, nem ítélkeznek. Imádtam kezeslábas pizsamában lemenni a kisfiammal a helyi reggelizőbe, teljesen természetes volt, senki nem nézett ferde szemmel és akkor úgy éreztem erre vágyok. Tudom, hogy hülyeségnek hangzik, de olyan életet szerettem volna kialakítani, hogy sosem kelljen sietnem, megtehessem, hogy későn kelek, sok időt tölthessek a családommal, ne az én gyerekem legyen az utolsó akit elvisznek az iskolából és hogy sokat, de tényleg sokat nevethessek. Persze ettől még én is ebben a világban élek és ugyanúgy stresszelek, mint mások. De 90%-ban sikerült kialakítani ezt az életet.

Mi az, amit a legjobban szeretsz ebben az életformában? És mi a legnehezebb?

A legjobb? Nagyon szeretek festeni, de nem mindig van ihletem és akkor nagyon dühös vagyok. Szerencsére a munkámban mindig tudok valami maradandót alkotni, az ihletet pedig az ügyfeleim adják. A legnehezebb? A legnehezebb a repülés. Mert vállalkozónak lenni olyan, mint a Pán Péterben a repülés. Csak akkor tudsz repülni, ha hiszel magadban, de amikor már sok ideje repülsz és megfeledkezel magadról - robotpilótába kapcsolsz –, akkor hirtelen, mint egy villámcsapás, elkap a kétely és eszedbe jut, hogy igazából bármikor lezuhanhatsz.

Miből merítesz inspirációt, amikor elakadsz vagy nehezebb időszakod van?

Elakadni nem igazán szoktam mivel mindig a megoldás a cél ezért nincs olyan probléma, amin elakadnék. Számomra az igazán nagy kihívás az a gyermeknevelés és nagyszülők menedzselése, Ők sokkal nagyobb kihívások elé állítanak minket, mint a munkánk. Szerencsére a párom mindig eloszltatja a kételyeket és a problémákat körülöttem. Szerintem mi egy igazán jó csapat vagyunk és ez inspirál még a nehezebb időszakokban is.

Van esetleg egy különösen emlékezetes történeted a munkád kapcsán?

Igen. Sok ügyfelemnél értem el mérhető sikereket, de ez a munkám, ebben semmi különleges nincs. Viszont egyszer felkértek egy HR-es munkára, amivel úgy voltam, hogy jó meglátjuk mi lesz belőle, nem igazán akartam elvállalni. Megérkeztem a helyszínre és egy idősebb hölgy fogadott (ő volt az ügyvezető) és azt mondta: Azt gondoltam, hogy fiatal vagy, (30 éves voltam) de hogy még szőke is… Na gondoltam magamba, megérkeztem, ez jó kis egy óra lesz. Csak mosolyogtam, nem mondtam semmit. Elkezdtünk beszélgetni, körbevezetett a telephelyükön, ahol 52 alkalmazott dolgozott náluk és a beszélgetés végén csak ennyit mondott: Nem is beszélsz olyan hülyeségeket, vannak jó meglátásaid. Akkor, ha neked is szimpatikusak vagyunk próbáljuk meg az együttműködést. Mit mondhattam volna erre a kecsegtető ajánlatra? Vágjunk bele! Egy olyan ember, aki 50 éve vállalkozó és senki szavára nem ad. Minden döntése előtt felhívott, ami elképesztően nagy megtiszteltetés számomra. Igazán őszintén számíthatunk egymás véleményére.

Ha visszamehetnél az indulásod előtti időbe, mit üzennél akkori önmagadnak?

Senki nem fog csődbe menni csak azért, mert Te felmondasz. Nehéz lesz Nekik, de majd megoldják, ez már nem a Te problémád. Mindig mindenki a saját érdekeit nézi, senki nem fog téged önzetlenül segíteni, még akkor is amikor Te azt szeretnéd látni, hogy nincs így. De így van.