Molnár Szabina - Virtuális Asszisztens

2023-ban az Év Virtuális Asszisztense díjat nyerte el, 2024-ben pedig az Év Széchenyi Vállalkozása díjat.

Ki vagy te a szakmán túl, és hogyan találtad meg a helyed ezen a területen? 

Mindig szerettem a szervezést, rendet, rendszerezést. Vendéglátó- és szállodaipari szakközgazdász és turizmus menedzsment mesterfokú diplomám van, először egy utazási irodában dolgoztam utazásszervezőként, majd irodavezetőként, amit imádtam. Majd egy alig két éves multis adminisztrációs munka következett, ahol rengeteg új dolgot tanultam, azonban rájöttem, hogy a multi környezet nem nekem való. Így ismét egy közepes cégnél lettem irodavezető, itt is otthon éreztem magam. De hiányzott a szervezés, ezért rendezvényszervező lettem egy művelődési házban, ahol elég szabad kezet kaptam. Itt szereztem meg a kulturális szervező kiegészítő diplomám. Amikor elmentem gyedre, akkor kezdtem gondolkodni, mi mást lehetne dolgozni, mert a hétvégi és esti programok, események nem épp családbarát életmód. Akkor jött szembe velem a virtuális asszisztencia, addig nem is hallottam róla. AHA-élmény volt, mert korábban is 15+ évig ezt csináltam, csak alkalmazottként.

Milyen akadályba ütköztél legelőször, és mi volt a megoldásod rá? 

Először is el kellett indulni valahogy, az én környezetemben nem volt vállalkozó, így azt sem tudtam, mi az első lépés. Szerencsére találtam egy olyan képzést, ahol kifejezetten a vállalkozás indításának lépéseit mondták el, sőt egy személyes konzultáción is részt vettem, ahol nagy löketet kaptam az induláshoz. Ez volt a Virtuális Irodaház, Szabó Áginak örökké hálás leszek. Kb fél évig készültem rá, mert még nagyon pici volt a gyerekem, de aztán 1,5 éves korában belevágtam. Az ügyfélszerzéstől féltem a legjobban - ahogy nagyon sokan -, de végül egész könnyen ment. Kiléptem a komfortzónámból azzal, hogy a lehető legtöbb felületen megmutattam, mibe vágtam bele, így már az induláskor volt két ügyfelem, fél év után pedig öt.

Melyik feladatban vagy folyamatban tudsz leginkább kiteljesedni? 

Nagyon szeretek rendet rakni. Email fiókot, számlákat, mappákat, kimutatásokat készíteni, de szervezni is. Számomra a szervezés is arról szól, hogy minden apró részlet rendben legyen.  

Hogyan építetted fel a LinkedIn stratégiádat? 

Az elejétől elég tudatosan, erről volt is szó a képzésen, igyekeztem minden tanácsot megfogadni, de a lehető legtöbb helyről szívtam magamba a tudást. Mivel nagyon szeretem a filmeket, eleinte filmes idézeteket posztoltam, és párhuzamba állítottam ezeket a munkámmal. Jó érzés volt, mikor egy-egy hozzászólást kaptam. Introvertáltként nehéz volt eleinte vadidegenekkel kapcsolódni, de hamar rájöttem, hogy ez a platform így működik. Ma már szakmai posztokat teszek ki, elsősorban arról, mit csinál egy asszisztens, mert azt tapasztalom, sokan még a mai napig sem tudják.

Milyen hatása volt az ismertségednek az ügyfélszerzésre? 

Az indulásom után kb. 9 hónappal keresett meg először ügyfél úgy, hogy direkt engem keres. Ő a honlapomon keresztül talált rám. A LinkedInen 1 év után jött az első ügyfelem, és nagyjából azóta csak ajánlásra kerültem kapcsolatba új ügyfelekkel.  

2023-ban az Év Virtuális Asszisztense díjat nyerted el, milyen érzés volt számodra és milyen feltételeknek kellett megfelelned?

Hihetetlen volt, mert fél éve indult a vállalkozásom. Azért jelentkeztem, mert egy kis marketing lehetőséget láttam benne, szerettem volna a nyertessel megismerkedni, és kíváncsi voltam, milyen értékelést kapok a szakmai zsűritől. De azt, hogy nyerek, egyáltalán nem vártam. A pályázat egy részletes szakmai kérdőív volt, amit igyekeztem a legalaposabban kitölteni, és az online felületeimet nézte át a 8 tagú zsűri - ha jól tudom.

2024-ben pedig az Év Széchenyi Vállalkozása díjat nyerted. Mesélnél róla néhány mondatban?

A díjat a Gróf Széchenyi Család Alapítvány kezdeményezte, több kategóriában díjazzák azokat a vállalkozókat, akik megfelelnek a család szellemiségének, fontos szempont a társadalmi felelősségvállalás, az innováció, ami egy virtuális asszisztens vállalkozónál alap. Én a Felelős Üzleti Vállalkozás kategóriában kaptam díjat, kiemelték a biztonságos digitális munkámat az értékelésben. 

Mit jelentettek neked személyesen a díjak, amiket nyertél? 

Megerősítettek abban, hogy jó úton vagyok. Hogy az az AHA-élmény, ami alig három éve ért, az nem volt véletlen.

Milyen érzés volt először "láthatóvá válni" a szakmában? 

Nagyon furcsa. Rendszeresen járok VA találkozókra, szakmai eseményekre, és hihetetlen volt, hogy tanácsot kérnek tőlem, többen mondták, hogy példaképnek tekintenek. Ráadásul felkértek tavaly egy kezdő VA-kból álló csoportba tanácsadónak, igyekeztem ott megosztani a tapasztalataimat. De olyan gyorsan történtek ezek egymás után, hogy sokszor csak kapkodtam a fejem. Ma már kicsit jobban kezelem ezt is.

Milyen célcsoportot szolgálsz ki leginkább a munkádban? 

Egyéni vállalkozókat és kisvállalkozásokat támogatok, akik nyitottak, haladó szelleműek, eleve online dolgoznak. A legkülönbözőbb területekről vannak ügyfeleim, de mindegyikkel másért jó együtt dolgozni. Most olyan ügyfélköröm van, akikkel egytől egyik élvezem a munkát.

Milyen ügyféltípusokat vonz leginkább a szolgáltatásod? 

Akik túl elfoglaltak ahhoz, hogy az adminisztrációt is magukra vállalják. Az egyéni vállalkozók többsége a napi feladatoktól nem tud a szakmai munkájára koncentrálni, a vállalkozások esetén ezeket jellemzően a CEO végzi, akinek ez szintén nem feladata - legalábbis nem kellene, hogy az legyen. Aki ezt felismeri, az keres valamilyen megoldást.

Honnan jön a belső motivációd, amikor külső elismerés épp nincs? 

Bár jól esik a pozitív visszajelzés az ügyfelektől, engem jobban motivál, ha a napi feladatlistámat ki tudom pipálni. Szeretek segíteni, ezért, ha új feladat jön, az is motivál, hogy minél hamarabb megoldjam.  

Ha egy kezdő kérne tőled tanácsot, mit tanácsolnál neki elsőként? Mire hívnád fel leginkább a figyelmet az elindulás előtt?

Bár minden VA más, azt gondolom, fontos, hogy legyen tapasztalata, gyakorlata a saját területén. Nem tudtam volna ilyen magabiztosan kezdeni, ha nem lettem volna biztos abban, hogy amit vállalok, azt 100%-osan meg tudom csinálni. Hiszen más cégek, vállalkozók bízzák ránk a feladataik egy részét, ehhez kellő tudás és alázat is szükséges szerintem. Szóval a tanácsom: csak olyat vállalj el, amit biztosan tudsz.

Van olyan sztorid, amit szívesen mesélsz el másoknak a munkád kapcsán? 

Ajánlottak egy neves marketing szakembernek, aki videovágásra keresett asszisztenst. Mivel soha nem csináltam, visszautasítottam, de a közvetítő (akinél a kurzust végeztem, mentoromnak tekintem) azt tanácsolta, próbáljam meg, szerinte meg tudom csinálni. Az ügyfélnek már a nevétől is kicsit kikerekedett a szemem, hiszen régóta követtem, nem gondoltam, hogy valaha dolgozhatok neki. De belevágtam, gyorsan megtanultam kezelni a programot, elküldtem az első vágott anyagokat, és nagyon elégedett volt. Vele lassan két éve dolgozom együtt, a legváltozatosabb munkákat bízza rám, általában csak az eredményt írja meg, mindegy, hogyan oldom meg a feladatot. És soha még csak telefonon sem beszéltünk, kizárólag emailben kommunikálunk. Egyszer biztos leülünk egy kávéra is.

Ha visszamehetnél az indulásod előtti időbe, mit üzennél akkori önmagadnak? 

Kezdd el ma! 

Mit gondol a környezeted, családod arról, amit csinálsz? 

Nehezen értik meg, hogy idegen emberek rám bízzák a céges adataikat. Ez érthető, ezt nehéz volt nekem is elhinnem az elején. Nagyfokú bizalom szükséges ehhez az ügyfél részéről. De a pontos feladataimról nem tudnak, soha nem beszélek az ügyfeleimről a környezetemben.