Vajda Klau - Virtuális Asszisztens

2024-ben az Év Virtuális Asszisztense díjat nyerte el

Mesélnél egy kicsit magadról? Hogyan kerültél erre a pályára, hol találtál rá, hogy létezik ilyen és mivel foglalkozol jelenleg?

A történetem valahol ott kezdődik, amikor már 3 gyermekes édesanyaként egyre erősebben éreztem, hogy szeretnék újra alkotni, kapcsolódni, értéket adni – de nem akárhogyan. A szabadság, a rugalmasság és az önazonosság iránti vágy egyszerre élt bennem. Volt már egy alap PR, reklám, marketing szakos diplomám, szerettem a home office-t (erre már 2014- től volt lehetőségem alkalmazottként is), így adott volt, hogy valahogy ebbe az irányba kellene menni. Ezután találtam rá a virtuális asszisztencia világára – akkor még talán sokkal kevesebben ismerték Magyarországon. Nem volt túl sok képzés a piacon, de egyre beneveztem. Sokat adott, többek közt az első ügyfelemet is. Ennek köszönhetően 4+ éve főállású VA vagyok.

Az első években klasszikus kivitelezői munkákat végeztem: ügyfélszolgálat, adminisztráció, hírlevél-kezelés, tartalomgyártás, technikai háttér. Aztán szép lassan kibontakozott, hogy az igazi erősségem a rendszerekben és az emberekkel való kapcsolódásban rejlik – és abban, ahogy a kettőt összekapcsolom. Ma már nemcsak feladatokat viszek, hanem folyamatokat vezetek be, csapatokat szervezek, projekteket menedzselek, stratégiákat segítek összeállítani. A VOMA Studio, amit felépítettem, már nem csak rólam szól – hanem egy gondolkodásmódról is: tudatos, értékvezérelt, partneri működésről.

A VOMA egy mozaikszó gyakorlatilag: Virtuális Online Marketing Asszisztencia, de számomra inkább egy márka, egy szemlélet: legyen rendszer, legyen kapcsolat, legyen értékteremtés. Hiszem, hogy a VA nem csak az időt adja, hanem a jelenlétét, az erősségeit és értékeit is. . És a VOMA-val pontosan ezt szeretném megmutatni.

Mit gondolsz, mi a legnehezebb ebben a szakmában?

Azt hiszem, sokan azt gondolják, hogy a legnehezebb része ügyfelet találni vagy eligazodni a sokféle feladat között. De szerintem a valódi kihívás ennél mélyebb: megérteni és megtartani a saját határodat ebben a "mindig elérhető" szakmában.

A virtuális asszisztens szerepkör nagyon gyorsan el tud csúszni: ha nem vagy tudatos, könnyen egy "digitális mindenes" szerepben találhatod magad. És ha nincs keret, ha nincs tiszta kommunikáció, akkor nem partnerként, hanem beosztottként kezelhetnek – még akkor is, ha vállalkozó vagy. Ez hosszú távon nem fenntartható, és a kiégés is nagyon könnyen be tud kúszni a mindennapokba.

A másik nehézség, hogy önmagadnak kell definiálnod a saját pozíciód értékét. Nincs főnököd, aki megmondja, mit csinálj – de nincs marketingesed vagy értékesítőd sem, aki elmondja helyetted, mitől vagy különleges. Te vagy a márkád, a projektmenedzsered, a kiviteleződ és az admin támogatásod is egyben. Ehhez pedig nemcsak sokféle tudás kell, hanem önismeret, felelősségvállalás és rengeteg belső munka. Én azt tanultam meg az évek során, hogy amit mások nehézségként élnek meg – például a sokrétűséget, a keretek meghúzását, a saját márkaépítést – abban valójában óriási szabadság és lehetőség rejlik. Csak tudni kell élni vele. Ehhez viszont rendszer kell.

Milyen ügyfelekkel dolgozol leggyakrabban, és milyen típusú feladatokat végzel?

A legtöbb ügyfelem tudatos, haladó szintű vállalkozó – olyan, aki már nem (csak) az idejét, hanem az energiáját és fókuszát akarja visszanyerni. Olyan partnerekkel dolgozom, akik nem csak "kiszervezni" szeretnének feladatokat, hanem valódi, gondolkodó társat keresnek az online működésükben. Jellemzően szakértők, szolgáltatók, edukációval foglalkozó márkák, vagy éppen kisebb csapatokat vezető kreatív vállalkozók, akik már több szinten építkeznek.

A VOMA-ba beletartozik a marketing szemléletű támogatás, a stratégiai együttműködés és a projektalapú gondolkodás. A szolgáltatásaimat alapvetően két nagy halmazba sorolom: technikai és kreatív területekre.

– A technikai oldalon foglalkozom:

• automatizmusok megálmodásával és megépítésével,
• alap weboldalak és landingek készítésével, karbantartásával,
• folyamatok dokumentálásával, optimalizálásával,
• social media felületek technikai gondozásával.

– A kreatív oldalon pedig a tartalomfejlesztésre és márkaépítésre fókuszálok:

• weboldalszöveg, hírlevél, posztok, blogcikkek, hirdetések írása,
• képi és rövid videós anyagok készítése,
• tartalomstratégia tervezése és lebonyolítása.

Nagyon közel áll hozzám a projektmenedzsment, így örömmel fogom össze ezeket a különböző feladatokat – briefelek csapatokat, tartom a határidőket, sőt, ha szükséges, be is tartatom azokat. Szeretek rendszerezni, átlátható struktúrát építeni, és a káoszból működő folyamatot kialakítani. Ez nem öncélú: a munkám egyetlen célt szolgál – hogy a partnerem végre azzal foglalkozhasson, amit szeret és amiben a legjobb, miközben a háttérben minden gördülékenyen halad. A rendezvényszervezés is közel áll hozzám, de azt az utóbbi időben nem végeztem.

Szerinted mennyire nehéz ma 2025-ben ügyfeleket találni virtuális asszisztensként? Neked van egy adott bevált módszered, vagy több social media platformról jönnek az ügyfeleid?

Úgy gondolom nem ügyfelet találni nehéz, hanem megfelelően pozicionálni magunkat VA- ként. A piac él, mozog, a kereslet valós – de egyre többen vagyunk, és ezzel együtt a kommunikáció is egyre zajosabb. A "Leveszem rólad az adminisztratív terheket" típusú megfogalmazás ma már szinte minden második VA-nál megjelenik – de ez nem különböztet meg, nem csillantja fel a vállalkozó szemét, hogy "na igen, nekem ő kell!".
Ma már nem elég, ha "jól csinálod a feladataidat". Tudnod kell, miben vagy más, miért dolgozzanak éppen veled, és hogyan adod át mindezt kívülről is érthetően. Én is akkor kezdtem el igazán erősödni, amikor letettem a voksomat egy világos irány mellett. Innentől egyértelmű volt, hogy kinek tudok igazán segíteni – és kinek nem.
Ami sokak számára meglepő: 3 évig nem volt weboldalam. Egyetlen jól összeállított, sokáig csiszolt és tesztelt portfóliós anyaggal dolgoztam. A weboldalam is csak azért készült el végül, mert webdesigner képzésre jártam, és fejleszteni akartam magam, gyakorolni szerettem volna.

Ami az ügyfélszerzést illeti: nincs egyetlen "bevált trükköm", de van egy átgondolt rendszerem, amit az évek alatt felépítettem. A legtöbb ügyfelem ma már ajánlás útján érkezik, de ehhez kellett az a tudatos időszak, amikor jelenléttel, értékkel és valódi tartalommal építettem a bizalmat. A közösségi médiát nem algoritmusvadászként használom, hanem kapcsolódási pontként – partnereknek és VA társaknak egyaránt. A VOMA Studio ma már jelen van Instagramon, Facebookon (ezek alig 3-4 hónapja készültek csak el), és saját weboldalon is – de számomra nem az a cél, hogy mindenhol ott legyek, hanem hogy mindenhol ugyanazt képviseljem: azt az értékrendet, szakmaiságot és gondolkodásmódot, amit az ügyfeleim is keresnek. Mert a végén nem egy szolgáltatást választanak – hanem egy embert, akire rábízhatják a vállalkozásuk egy szeletét.

Mit gondolsz, mi segített hozzá, hogy megkapd a díjat?

Azt hiszem, az, hogy nem akartam mindenkinek megfelelni, hanem önazonosan képviseltem azt, amiben hiszek. Nem próbáltam beleolvadni a VA-piac zajába, hanem inkább letettem egy letisztult, egyedi irány mellett a voksomat – még akkor is, ha ez szűkebb célcsoportot jelentett.

Virtuális asszisztensként nem az volt a célom, hogy minél többféle feladatot elvállaljak, hanem hogy rendszerekben és stratégiában gondolkodjak. Hogy ne csak kiszolgáljam az ügyfél igényeit, hanem segítsek előbb megérteni, mi a valódi igény. Hogy igazán a megbízóm jobbkeze lehessek.

A díj – úgy gondolom - nem csak a szakmai teljesítménynek szólt, hanem annak a hozzáállásnak, amit képviselek: hogy ez a szakma sokkal több lehet, mint távoli kivitelezés. Lehet benne partneri gondolkodás, struktúraépítés, hosszú távú bizalom – és lehet benne szakmai büszkeség is.

Mesélnél egy kicsit arról, hogy milyen feltételeknek kell megfelelni, egy ilyen elismeréshez?

Konkrétumokat nem tudok átadni sajnos. A VAM Egyesület az elmúlt években (ősz körül) meghirdetett egy pályázatot, ahol egy elég komoly anyagot szükséges összeállítani a munkásságról, különböző kérdések-válaszok útján. Majd ezt egy 8 tagú zsűri anonim módon megkapta, értékelte és az ő szavazatukból került ki az év szakmai díjazottja. 

Milyen céljaid vannak most, hogy már elismert VA lettél?

A díj számomra nem egy lezárt szakasz végét jelentette, hanem egy új időszak kezdetét. Az elismerés megerősített abban, hogy amit eddig építettem, annak nemcsak szakmai, hanem közösségi értéke is van – és most éppen ezen az úton szeretnék tovább haladni: a VOMA-t magasabb szintre emelni. A következő időszakban két fő irány mentén gondolkodom: az egyik egy szolgáltatói oldal fejlesztése, a másik egy tudásátadási vonal, amivel segíteni szeretnék azoknak a kezdő vagy útkereső VA-knak, akik nem csak feladatokat akarnak megtanulni, hanem valóban érteni szeretnék a mögöttes működést is – és önazonos módon szeretnének elindulni vagy fejlődni. Mindkét irány most épül, csendesen, a háttérben – még nem publikus, és nem is szeretném elsietni. Nekem fontos, hogy amit létrehozok, az valódi értéket képviseljen, ne csak "valami új dolog" legyen. Hiszem, hogy lehet egyszerre növekedni és hitelesnek maradni – és most ezt a finom egyensúlyt keresem.

Mit éreztél, amikor megtudtad, hogy te lettél az Év Virtuális Asszisztense?

Viccesre sikeredett, majdnem nem mentem el az eseményre, ahol a díjátadó is volt. Közbejött valami családi ügy, ami miatt jobbnak láttam volna lemondani. Írtam is akkor a VAM Egyesület elnökének és egyben rendezvény szervezőjének, hogy mi a helyzet, és ő finoman sugallta, ha tudok, legalább a díjkiosztóra menjek el a program során. De még itt sem esett le a tantusz. Elmentem hát az utolsó 1 órára. Idén először 3 helyezett is volt + egy különdíjas. Ahogy mondták "visszafelé" a neveket, és egyikben sem hallottam a sajátom, picit csalódott lettem. Aztán a 2. helyezettnél megdobbant a szívem és megszólalt a fejemben a "mi van, ha…." kérdés. És végül az én nevem mondták. Lányos zavaromban fel sem fogtam talán, sokan egyből gratuláltak is, hirtelen volt sok élmény. Ez a pillanat egy kis belső ünnep volt. Nem ünneplős ruha és pezsgő mellett – inkább egy mély sóhaj kíséretében.

Mit tanított neked a siker a saját határaidról vagy erősségeidről?

A siker – különösen ez az elismerés – számomra nem azt tanította meg, hogy "bármit elbírok", hanem épp ellenkezőleg: azt, hogy nem kell mindent elbírnom.

Sokáig hajlamos voltam túl sok mindent elvállalni. Mert tudtam, hogy meg tudom csinálni. Mert gyors vagyok, precíz, jó problémamegoldó. De közben észrevétlenül húztam túl magam, és a határaim mindig csak akkor váltak láthatóvá, amikor már fáradt voltam.

Ez a fajta siker, illetve inkább az idáig vezető út abban segített talán, hogy végre rá tudjak nézni: miben vagyok igazán erős – és mi az, ami nem az én dolgom. Megtanított nemet mondani, priorizálni, rendszert építeni a saját működésem köré is. Ma már nem csak másoknak szervezek és dokumentálok folyamatokat – hanem magamnak is. És ez a legnagyobb önszeretet, amit egy vállalkozó adhat magának.

Szóval a siker számomra nem abban mutatkozott meg, hogy mennyit tudok elérni – hanem abban, hogy mit nem kell már bizonyítanom. Hogy van értékem akkor is, ha nem vagyok mindig "mindent is vivő", és hogy a határaim nem gyengeséget, hanem tisztánlátást jelentenek.

Miből merítesz inspirációt, amikor elakadsz vagy nehezebb időszakod van?

Az első válaszom az lenne: a valóságból. Nem a tökéletesre szerkesztett posztokból vagy sikersztorikból, hanem azokból a nagyon is emberi pillanatokból, amikor valaki bevallja, hogy elfáradt, de megy tovább. Hogy nem biztos benne, de mégis lép. Én ezekből töltődöm.

Sokszor merítek inspirációt a körülöttem lévő vállalkozókból is. Látni, ahogy valaki elhiszi magáról, hogy képes valamire, hogy elindul, hogy vállalkozik, hogy hibázik és újra feláll – ez engem is mozgásban tart.

Nekem fontos erőforrás a rendszerezés is. Talán furcsán hangzik, de ha elakadok, sokszor nem motivációs idézeteket keresek, hanem elkezdek rendet rakni – a gondolataimban, a feladataimban, a mappáimban, vagy csak úgy a lakásban. Rengeteg megoldás született már így nehéz kérdésekre :)

És persze ott van a legfontosabb háttérem: a családom. A gyerekeimben ott van a legnyersebb, legőszintébb jelenlét – ami bármilyen fáradtságot képes átírni. A párom támogatása, a szűk családom, a barátaim – ők azok, akik emlékeztetnek arra, hogy nem kell mindig erősnek lennem ahhoz, hogy erős maradjak. Néha megállok.

Néha elengedem a tökéletes elképezlést a fejemből. Aztán visszatalálok magamhoz.

Milyen tanácsot adnál azoknak, akik most gondolkodnak VA-ként, freelancerként vagy vállalkozóként való elinduláson?

A legfontosabb tanácsom ez lenne, hogy térképezd fel először magad. Mi az, amit örömmel csinálsz, amiben kompetensnek érzed magad, és amit hosszú távon is vállalnál? Ez lesz az alapja annak, hogy később ne csak túléld a napokat és daráld a feladatokat, hanem felismerhető és értékes szereplő legyél a piacon.

A másik: ne félj kicsiben kezdeni – de gondolkodj nagyban. Nem baj, ha az elején még nem látod a teljes utat, ha még nincs weboldalad vagy tökéletes portfóliód. De legyen belső iránytűd: tudd, milyen típusú emberekkel szeretnél együtt dolgozni, milyen típusú feladatok töltenek, és milyen hatással szeretnél lenni a világodra. Ha ez megvan, már van hova építkezni.

Sokan elindulnak VA-ként, de valójában alkalmazotti logikával próbálnak vállalkozni. Várják, hogy majd "jönnek az ügyfelek", hogy valaki megmondja, mit csináljanak. De Va-nak lenni ennél több. Ez vállalkozás. Neked kell megfogalmaznod az ajánlatod, árazásod, működésed – és a határaidat is.

És igen, fontos: nem fogsz mindenkinek kelleni. Nem fog mindenki válaszolni. Ha "tucat" szolgáltatásod van, elveszel a tömegben. Ha viszont mersz kilépni a "mindent is elvállalok" szerepből, és el mered mondani, ki vagy és miben vagy erős, akkor megtalálnak azok, akikkel valódi kapcsolódás alakulhat ki.

A legszebb ebben az útban, hogy önismereti kaland is egyben. Minden kihívás közelebb visz önmagadhoz. És ha hajlandó vagy tanulni, reflektálni, és nem sietsz – akkor nemcsak vállalkozó leszel, hanem egy sokkal erősebb, szabadabb, tudatosabb ember is.

Szóval a tanácsom? Ne sablonokat kövess – hanem építs saját pályát. És ha közben elbizonytalanodsz, az rendben van. Az utadon haladsz. Én is így kezdtem.

Mit gondol a környezeted, családod arról, amit csinálsz?

Ez érdekes kérdés. Sokáig nem vertem nagy dobra, hogy mit csinálok. Ezt utóbb annak tudom be, hogy sokáig az én fejemben is korlátok voltak és volt egy berögzült nézőpontom a virtuális asszisztensekről. Valahogy talán tartottam attól, hogy "lenéznek". Nem is tudom, ez a megfelelő szó erre? Tudod, hogy olyan kicsinek, jelentéktelennek tűnő kis asszisztensi lóti-futi lehetek.

Illetve az is közrejátszott, hogy sosem akartam vállalkozó lenni.

Szóval ráléptem erre az útra és nekem is bele kellett nőni a cipőmbe, és fejben megérkezni. Ahogy ezt az utat jártam, sokat meséltem a családomnak a munkámról, velem együtt örültek és drukkoltak mindig.

Tudják, hogy nagyon komolyan veszem a munkám és hiába vagyok a magam ura, nem linkeskedem. Komoly szabályaim vannak, aminek a tartásában ők is támogatnak.

Látva az örömömet, a sikereimet pedig nagyon büszkék rám :)

Mi számodra a siker igazi mércéje most?

Régebben a siker számomra egyenlő volt a számokkal: hány ügyfél, mennyi bevétel, hány ledolgozott óra. Ma már egészen másképp gondolkodom. A siker igazi mércéje számomra az, ha azt érzem: amit csinálok, az nemcsak működik – hanem jól működik, nekem is.

Siker az, ha tudok jelen lenni – az ügyfeleimnek, a családomnak, de legfőképp önmagamnak. Ha nem csak futok a teendők után, hanem van tér gondolkodni, alkotni, kapcsolódni. Ha úgy tudok építkezni, hogy közben nem vesztem el magam sem emberként, sem anyaként, sem nőként.

Siker az is, ha egy ügyfél rám bízza a vállalkozása egy szeletét – mert tudja, hogy nemcsak végrehajtom, amit kér, hanem figyelek, gondolkodom, és vele vagyok a folyamatban. És ha a végén azt mondja: "könnyebb lett", az nekem már bőven elég.

Szóval a siker nálam ma már nem az elért eredményekben mérhető, hanem abban az egyensúlyban, amit napról napra próbálok megteremteni. És ha néha billen is – már tudom, hogyan térjek vissza hozzá.