Hogyan adj át egy feladatot úgy, hogy ne kelljen ötször elmagyaráznod?

Van az a helyzet, amikor átadsz egy feladatot, és azt gondolod, minden világos. Aztán jön a kérdés. Majd még egy. Aztán elkészül, de nem úgy, ahogy kellett. Elmagyarázod újra. Végül ott tartasz, hogy többet foglalkoztál az átadással, mint amennyi idő alatt egyedül megcsináltad volna.

Ez nagyon gyakori, és szinte soha nem azon múlik, hogy a másik fél nem figyel. Azon múlik, hogy a feladat nincs úgy átadva, hogy valaki más is el tudja végezni.

A jó hír az, hogy ez megtanulható. És ha egyszer jól csinálod, a következő feladatnál már sokkal gyorsabb lesz.

Miért nem elég annyit mondani, hogy "csináld meg"?

Mert te a feladatot a saját fejedből ismered. Tudod, mi a célja, hol találod hozzá az anyagot, mire kell figyelni, és mi az, amit nem szabad elrontani.

A másik fél ebből semmit nem lát. Ha nem adod át, amit te tudsz, akkor vagy kérdezni fog, vagy találgat. Mindkettő időbe kerül.

A cél tehát nem az, hogy hosszú dokumentumot írj. Hanem az, hogy az a néhány dolog le legyen írva, amitől a feladat elvégezhetővé válik.

Egy jó átadás hat része

1. A cél és a kész állapot

Először azt írd le, miért van szükség a feladatra, és mikor számít késznek.

Például nem azt, hogy "küldd ki a hírlevelet", hanem azt, hogy a hírlevél a megadott szöveg alapján készüljön el, kerüljön be a megadott rendszerbe, és pénteken tizenkét óráig legyen kiküldve a teljes listára. Ezzel mindenki tudja, mikor van vége a feladatnak.

2. A lépések

Írd le röviden, milyen sorrendben kell haladni. Nem kell részletes kézikönyv, elég egy számozott lista.

Ha a feladatot könnyebb megmutatni, mint leírni, vedd fel képernyőfelvétellel, miközben végigcsinálod, és közben hangosan elmondod, mit miért csinálsz. Ez sokszor gyorsabb, mint a szöveges leírás, és a másik fél bármikor újra megnézheti.

3. Példák

Egy jó példa sokszor többet ér tíz mondatnyi magyarázatnál. Mutass egy korábbi, jól sikerült eredményt, és ha van, egy olyat is, amit nem szeretnél.

Ha például ügyfélleveleket kell írnia, add oda néhány korábbi választ, amelyeknek a hangneme megfelel neked.

4. Hozzáférések és anyagok

Mielőtt a feladatot átadod, ellenőrizd, hogy megvan-e minden, ami a munkához kell: a rendszerek, a fájlok, a sablonok, az elérhetőségek.

Ha ez hiányzik, a VA nem tud elkezdeni dolgozni, és a késést utólag könnyen rá fogjátok fogni egymásra.

5. Határidő és prioritás

Mindig adj konkrét dátumot, és ha van más feladat is, jelezd, melyik a fontosabb. Ha minden "sürgős", akkor valójában semmi nincs sorrendbe állítva.

6. Ellenőrzés és visszajelzés

Mondd el előre, hogyan fogod megnézni az eredményt, és mikor kaphat róla visszajelzést. Az első néhány alkalommal érdemes minden elkészült munkát átnézni. Később már elég lehet a rendszeres szúrópróba.

Azt is tisztázd, mikor kérdezhet, és mikor várod el, hogy önállóan döntsön. Ez különösen fontos, mert egy önálló szakember nem az, aki sosem kérdez, hanem az, aki tudja, mikor érdemes.

Hogyan nézhet ki mindez a gyakorlatban?

Egy rövid példa. Tegyük fel, hogy a VA-nak minden héten frissítenie kell egy ügyféllistát.

Az átadás így nézhet ki:

A cél az, hogy a lista minden hétfő reggelre naprakész legyen, mert erre épül a heti hírlevél kiküldése.

A frissítendő adatok forrása a megadott megosztott táblázat, a céltábla pedig az ügyfélnyilvántartás.

A lépések: először a táblázatban szűrni az új bejegyzésekre, aztán átmásolni őket a nyilvántartásba, végül az ismétlődő neveket törölni.

Egy kitöltött példa csatolva van, hogy látszódjon, hogyan néz ki a kész lista.

A hozzáférést a táblázathoz és a nyilvántartáshoz megadtam.

A határidő minden hétfő reggel kilenc óra. Ha bármi nem egyértelmű, a megbeszélt csatornán lehet rákérdezni.

Az első három alkalommal átnézem az eredményt, utána elég havonta egyszer ellenőrizni.

Ez a leírás nem hosszú, mégis minden fontos kérdésre válaszol.

Ne feledd: egyszer írd le, sokszor használd

Az a plusz idő, amit az első átadásra szánsz, később megtérül. Egy leírt folyamatot újra és újra lehet használni, akkor is, ha egyszer másvalaki veszi át a feladatot, vagy ha te magad elfelejted, hogyan csináltad.

Ráadásul közben te is rájöhetsz arra, mi az, amit eddig fejből, automatikusan csináltál, és érdemes lenne másképp.

Mire figyelj még?

Ne adj át egyszerre túl sok mindent. Egy feladat tisztázása és átadása is elég az elején.

Kérdezd meg, mi nem volt világos. Ha az átadás után megkérdezed, hogy minden érthető volt-e, kiderülhet, mi hiányzik.

Ne a hibáért hibáztass, hanem az átadást finomítsd. Ha valami nem sikerült, nézd meg, mi hiányzott a leírásból, és egészítsd ki. Így a következő alkalom már jobb lesz.

Összefoglalva

Az ötszöri magyarázatot nem a másik fél hibája okozza. Az okozza, hogy a feladat egy része csak a te fejedben van meg.

Ha leírod a célt, a lépéseket, mutatsz példát, megadod a hozzáférést és a határidőt, és tudod, hogyan fogod ellenőrizni, akkor az átadás elsőre sokkal jobban fog működni.