Ritkán történik meg egyik napról a másikra. Nincs az a reggel, amikor felébredsz, és tudod: ma kell segítséget kérni. Inkább apránként gyűlik fel a dolog. Egy elmaradt válasz itt, egy halogatott számla ott, egy poszt, amit már harmadik hete akarsz megírni

Aztán egyszer csak azt veszed észre, hogy a vállalkozásod nem azért áll, mert nincs mit csinálni, hanem azért, mert te már mindent egyedül csinálsz.

Ebben a cikkben nem azt magyarázzuk el, hogy mi az a virtuális asszisztens. Azt nézzük meg, milyen helyzetekben érdemes elgondolkodni a kiszervezésen, és mikor érdemes még várni vele.

Ha ugyanaz a feladat hétről hétre ott marad a listádon

Ez az egyik legárulkodóbb jel. Nem a nagy, ijesztő projektekről van szó, hanem a kisebb, ismétlődő dolgokról: a bejövő e-mailek rendezéséről, a bizonylatok összegyűjtéséről, az árajánlatok kiküldéséről, a termékadatok frissítéséről.

Nem azért maradnak el, mert nehezek. Hanem azért, mert nem sürgősek, de mindig van valami sürgősebb.

Ha ugyanaz a három feladat hónapok óta a "majd megcsinálom" kategóriában van, akkor érdemes megkérdezni magadtól: tényleg nekem kell ezt csinálnom?

Ha az adminisztráció átcsúszik az estére és a hétvégére

A vállalkozás elején természetes, hogy sokat dolgozol. De van különbség aközött, hogy szívesen dolgozol egy olyan projekten, amit szeretsz, és aközött, hogy este kilenckor táblázatot töltesz ki, mert napközben nem jutott rá idő.

Ha az utóbbi egyre gyakoribb, az nem a szorgalom hiánya, hanem a kapacitás határa.

Ha te vagy a szűk keresztmetszet

Gondold végig: van olyan ügyfél, aki várakozik rád? Van olyan ajánlat, ami azért késik, mert nem jutott időd megírni? Van olyan fejlesztés, amit rég el akartál indítani, de mindig közbejön valami?

Ha a vállalkozásod növekedését az akadályozza, hogy te nem érsz rá, akkor nem a piaccal vagy az ötleteiddel van gond. Hanem azzal, hogy a napodat olyan feladatok töltik ki, amelyeket más is elvégezhetne.

Ha a hibák a fáradtságból jönnek

Elfelejtettél válaszolni egy ügyfélnek. Rossz dátumot írtál a számlára. Kétszer küldted ki ugyanazt a levelet. Ezek nem tragédiák, de mindegyik időt és hitelességet visz el.

Egyedül dolgozva szinte lehetetlen minden figyelmet fenntartani minden területen. Ha egyre többször előfordul, hogy apróságok csúsznak el, az jelezheti, hogy túl sok mindent viszel egyszerre.

Ha nem tudnál elmenni egy hétre

Ez a próba talán a legőszintébb. Képzeld el, hogy holnaptól egy hétig nem vagy elérhető. Mi történik a vállalkozásoddal?

Ha az a válasz, hogy minden leáll, vagy hogy előre pánikszerűen kellene elintézned mindent, akkor a működésed túlságosan rád épül. Ez nem hiba, de kockázat. A kiszervezés egyik mellékhatása éppen az, hogy a vállalkozásod kevésbé függ egyetlen embertől.

Mikor még nem a kiszervezés a következő lépés

Fontos, hogy ezt is kimondjuk, mert a kiszervezés nem minden helyzetben a jó válasz.

Ha nincs kimondott folyamatod, nehéz lesz bárkinek átadni a feladatot. Ha te magad sem tudod pontosan elmondani, hogyan csinálod, akkor először azt érdemes leírni. Erről külön cikkben is írunk.

Ha még nem tudod, mire van szükséged, akkor a kiszervezés előtt érdemes néhány hétig tudatosan figyelni, mivel telik az időd.

Ha a feladat valóban csak te tudod elvégezni, például mert a szakmai tudásod vagy a személyes hangod kell hozzá, akkor azt nem biztos, hogy érdemes átadni.

És az sem megy át magától, ha a vállalkozásnak nincs elég munkája ahhoz, hogy külső segítséget bevonj. Ilyenkor lehet, hogy egy-egy időszakos, kisebb megbízás is elég.

Egy egyszerű módszer, amivel megnézheted

Egy hétig írd le, mit csinálsz és körülbelül mennyi ideig. Nem kell tökéletesnek lennie, elég egy jegyzetfüzet vagy egy egyszerű táblázat.

A hét végén nézd végig a listát, és minden feladatnál tedd fel ezt a három kérdést:

Ismétlődő feladat, vagy egyszeri?

Le tudom írni lépésekben, hogyan kell elvégezni?

Kell hozzá az én személyes döntésem, vagy szabályok mentén is elvégezhető?

Ha egy feladatra az a válasz, hogy ismétlődő, leírható és nem igényli a személyes döntésedet, akkor az jó jelölt a kiszervezésre.

Ha a lista végén három-négy ilyen feladatot találsz, és ezek együtt hetente akár csak néhány órát visznek el, az már elég ok arra, hogy komolyan elgondolkodj a segítségkérésen.

Mi a következő lépés?

Nem az, hogy azonnal keress valakit. Hanem az, hogy tudd, mit szeretnél átadni.

Ha megvan a lista, a következő kérdés az, hogy melyik feladattal érdemes kezdeni. Erről a következő cikkben írunk: mit adj át először egy virtuális asszisztensnek?

És ha már most úgy érzed, hogy jól jönne valaki, aki segít átgondolni, mi az, amit érdemes kiszervezned, keress minket bátran.
info@kattintasnyi-karrier.hu