Miért nem működik a kiszervezés? Nem mindig a VA a hibás

Sok vállalkozó így indul neki: végre átad valamit, és megkönnyebbül. Aztán eltelik két hét, és az eredmény nem az, amit várt. A feladat késik, valami nem úgy készült el, ahogy elképzelte, vagy többet kell ellenőriznie, mint amennyit megspórolt.

Ilyenkor a legtermészetesebb reakció az, hogy a virtuális asszisztens nem jó. Néha tényleg ez a helyzet. De sokkal gyakrabban a probléma már az átadásnál elkezdődik.

Ebben a cikkben nem azt állítjuk, hogy a VA soha nem hibázik. Azt nézzük meg, mik azok a leggyakoribb okok a megbízó oldalán, amelyek miatt a kiszervezés nem működik, és mit tehetsz ellene.

"Csináld meg valahogy"

Ez az egyik legtipikusabb átadási forma. Kapsz egy üzenetet: "Frissítsd a terméklistát." Vagy: "Küldd ki a hírlevelet."

Neked ez teljesen egyértelmű, mert évek óta csinálod. A másik fél viszont nem tudja, melyik lista, melyik forrásból, milyen formában, kinek, mikorra és mi számít késznek.

Ha ezek a kérdések nincsenek megválaszolva, a VA kétféleképpen reagálhat: vagy rákérdez, és te ötször elmagyarázod, vagy nem kérdez, és elkészíti úgy, ahogy gondolja. Egyik sem jó kiindulópont.

Nincs folyamat

Ha a feladat csak a te fejedben létezik, nem lehet átadni. Nem azért, mert a VA nem elég jó, hanem azért, mert nincs mit átadni.

A folyamat nem bonyolult dokumentum. Lehet egy rövid lista arról, mi történik először, mi másodszor, és hogyan néz ki a kész eredmény. A lényeg, hogy ne neked kelljen minden alkalommal fejből rekonstruálnod.

Nincs határidő, vagy nem egyértelmű

"Ráérsz, nem sürgős." Ez az egyik legveszélyesebb mondat a kiszervezésben.

Neked a "nem sürgős" azt jelentheti, hogy a héten belül kell. A másik félnek azt, hogy valamikor a hónap során. Ha nincs konkrét dátum, mindkettőtöknek igaza van, és mégis csúszás lesz belőle.

Mindig érdemes megadni, mikorra kell, és ha van különbség a "jó lenne" és a "muszáj" között, azt is jelezni.

A kommunikáció szétszórt

Az egyik feladatot e-mailben kéred, a másikat üzenetben, a harmadikat telefonon, a negyediket egy hangüzenetben. A visszajelzés néha egy kommentben érkezik, néha egy chatben.

Ebben a rendszerben bárki elveszíti a fonalat, a megbízó is. Érdemes megegyezni abban, hol kapja a VA a feladatokat, hol jelez vissza, és hol vannak az elkészült anyagok.

Nem kell bonyolult eszköz. Egy közös táblázat vagy egy egyszerű feladatkezelő is elég, ha mindenki ugyanazt használja.

Az elvárás kimondatlan

Van, ami számodra evidens: milyen hangnemben írnak az ügyfeleknek, mennyire pontos egy táblázat, mikor számít késznek egy poszt. A másik fél viszont nem olvas a gondolataidban.

Ha csak az eredmény alapján derül ki, mit vártál, akkor minden hiba után utólag kell tisztázni a szabályokat. Ez frusztráló mindkét félnek.

A visszajelzés hiányzik, vagy csak hibákról szól

Két szélsőség fordul elő. Az egyik, hogy a megbízó nem mond semmit, csak csendben javítgatja a dolgokat. A másik, hogy csak akkor jelez, ha valami rossz.

Az első esetben a VA nem tudja, mit csinál jól és mit kellene másképp. A másodikban hamar kialakulhat feszültség.

A jó visszajelzés konkrét és időben érkezik. "Ez így jó volt." Vagy: "A következőnél kérlek, ezt a részt így csináld."

A megbízó eltűnik, vagy mindenbe beleszól

Szintén két véglet. Az elején átadod a feladatot, aztán napokig nem érhető el, miközben a VA kérdéseire nem jön válasz. Vagy épp ellenkezőleg: minden lépést figyelsz, és mindenbe belejavítasz.

A kiszervezésnek az a lényege, hogy időt szabadítsál fel, nem az, hogy átrakd a munkát egy másik felületre. Ha minden apró részletet te ellenőrzöl, nem nyersz időt. Ha viszont semmit nem ellenőrzöl, nem fogod látni, mi működik.

Az egészséges egyensúly az, hogy az elején többet nézel, később egyre kevesebbet, ahogy kialakul a bizalom.

Késik a hozzáférés vagy az információ

Gyakori, hogy a VA már dolgozna, de még nincs hozzáférése egy rendszerhez, vagy nincs meg az az anyag, amire szüksége lenne. Ilyenkor napok mennek el várakozással, és utólag a VA-t éri a vád, hogy lassú.

Érdemes az indulás előtt összeszedni mindent, amire szükség lesz.

Ha mégis a VA a hibás

Ez a cikk nem arról szól, hogy mindig a megbízó téved. Előfordul, hogy a VA is okoz problémát. Például:

nem jelzi, ha csúszás van,

olyat vállal, amihez nem ért,

nem kérdez, amikor bizonytalan,

többször ugyanazt a hibát követi el, miután kapott visszajelzést,

nem tartja be a megbeszélt kommunikációs rendet.

Ezek valódi jelek, és nem érdemes elnézni őket. De érdemes különválasztani, hogy a gond az átadásban van, vagy a munkavégzésben. Ha a feladat jól le volt írva, a határidő ismert volt, és a visszajelzés is megtörtént, de a hiba mégis ismétlődik, akkor a probléma valószínűleg a másik oldalon van.

Egy gyors ellenőrző lista

Mielőtt azt mondod, hogy a kiszervezés nálad nem működik, nézd át ezt:

Le volt írva a feladat, vagy csak szóban kaptad át?

Volt konkrét határidő?

Tudta a VA, hogyan néz ki a jó eredmény?

Megkapta az összes hozzáférést és információt?

Egy helyen zajlott a kommunikáció?

Kapott időben és konkrét visszajelzést?

Ha több kérdésre "nem" a válasz, akkor érdemes először a folyamaton változtatni. Sokszor már ez is megoldja a problémát.

Összefoglalva

A kiszervezés nem azon múlik, hogy találsz-e valakit, aki mindent tud. Azon is múlik, hogy te hogyan adod át a munkát.