Mit adj át először egy virtuális asszisztensnek?

Amikor eldöntöd, hogy segítséget kérsz, szinte biztos, hogy az első reakciód ez lesz: "Jó, de mit adjak át neki?"

Érthető kérdés. Egyrészt sok mindent csinálsz, és nehéz eldönteni, hol kezdd. Másrészt nem mindegy, mihez engedsz hozzá valakit, akit még nem ismersz jól.

A jó hír az, hogy nem kell mindent egyszerre átadnod. Sőt, nem is érdemes.

Először azt döntsd el, mit tartasz meg

Mielőtt a kiszervezhető feladatokat nézed, érdemes tisztázni, mi az, ami nálad marad. Ez nem arról szól, hogy bizalmatlan vagy, hanem arról, hogy a vállalkozásodnak vannak olyan részei, amelyek a te döntésedet vagy a te személyedet igénylik.

Jellemzően nálad érdemes hagyni:

a stratégiai döntéseket, például hogy milyen irányba fejlődjön a vállalkozás,

az árazást és az ajánlatok tartalmát,

a kulcsfontosságú ügyfelekkel való kapcsolatot,

mindazt, ami a te szakmai tudásodra és személyes hangodra épül.

Ez nem szabály, csak szempont. Minden vállalkozás más, és te tudod a legjobban, mi az, amit nem szeretnél kiadni a kezedből.

Mi az, ami jól kiszervezhető?

Egy feladat akkor jó jelölt, ha ezek közül minél több igaz rá:

ismétlődik,

leírható lépésekben,

szabályok és példák alapján elvégezhető,

nem kell hozzá minden alkalommal a te egyéni döntésed,

időt visz el, de nem a te egyedi szakértelmedet igényli.

Ha egy feladat megfelel ezeknek, akkor valószínűleg átadható. Ha viszont minden egyes alkalommal mérlegelned kell, hogyan döntenél, akkor az egyelőre maradjon nálad, vagy legalább előbb gondold végig, milyen szabályok szerint döntenél.

Jó első feladatok

Az első átadott feladat legyen kicsi, jól körülhatárolt és olyan, aminek a hibája nem okoz nagy bajt. Így mindketten megtanulhatjátok az együttműködést anélkül, hogy nagy tétre menne a játék.

Néhány példa, amelyek sok vállalkozónál jól működnek:

E-mail postafiók előszűrése. A VA rendezi a beérkező leveleket, a rutinkérdésekre előre egyeztetett válaszokat küld, a fontos dolgokat pedig megjelöli neked.

Időpontegyeztetés. Naptárkezelés, időpontok egyeztetése, emlékeztetők.

Adatbevitel és táblázatkezelés. Ügyféladatok, termékadatok, listák frissítése megadott forrásból.

Bizonylatok összegyűjtése. Számlák, nyugták rendezése és a könyvelőnek való előkészítése. Fontos: ez gyűjtést és rendszerezést jelent, nem könyvelést.

Közösségi média ütemezés. Ha a tartalom már kész, a VA be tudja ütemezni, ki tudja tenni a megfelelő időpontban.

Termékfeltöltés kész adatokból. Webshopnál vagy piactéren ez jellemzően jól leírható, ismétlődő munka.

Nem kell mindegyiket átadnod. Elég egyet választani, és azzal elindulni.

Mit ne adj át elsőként?

Van néhány terület, ahol az elején érdemes óvatosnak lenni.

Pénzmozgás. Átutalások, fizetések indítása, banki hozzáférés. Ezeknél a kockázat nagy, és a bizalomnak először ki kell alakulnia. A banki belépési adataidat egyébként a legtöbb bank szabályzata szerint nem adhatod tovább, érdemes ezt a bankodnál is ellenőrizni.

Jogi és adózási kérdések. Egy virtuális asszisztens segíthet az adminisztrációban, de a könyvelő vagy a jogász munkáját nem pótolja. Ha ilyen területen van szükséged segítségre, annak szakembertől kell jönnie.

Érzékeny ügyfélhelyzetek. Egy komoly reklamáció vagy egy konfliktusos helyzet kezelése olyan döntéseket igényel, amelyeket érdemes először te hozol meg. Később, ha már kialakultak az elvek, ezt is át lehet adni.

Minden, ami nincs leírva. Ha te magad sem tudod pontosan elmondani, hogyan csinálod, akkor a feladat átadása előtt először azt kell tisztázni. 

Hogyan válaszd ki a legjobb első feladatot?

Vedd elő a feladatlistádat, és szűrd le az alábbi három kérdéssel:

Melyik viszi el a legtöbb időt?

Melyik zavar a legjobban?

Melyik az, ahol egy hiba nem okozna komoly kárt?

Az a feladat, ahol mindhárom válasz a "kiszervezés mellett" szól, a legjobb kiindulópont. Például egy heti rendszerességű adatfrissítés vagy a postafiók előszűrése gyakran ilyen.

Az első feladatnál ne a tökéletességre törekedj

Az első átadott feladat egyben próba is. Mindkét fél azt tanulja, hogyan dolgozik a másik, milyen részletességű útmutatás kell, és hogyan működik a kommunikáció.

Valószínű, hogy az első alkalommal lesznek kérdések, apróbb javítások és finomítások. Ez nem azt jelenti, hogy rosszul működik az együttműködés. Éppen így épül fel.

Ha az első feladat jól megy, a következőt már könnyebb átadni. Így lépésről lépésre bővítheted azt a kört, amelyet kiszervezel.

Összefoglalva

Ne azzal kezdd, hogy mindent átadsz. Kezdd egy kicsi, ismétlődő, jól leírható feladattal, amelynek a hibakockázata alacsony.

Tartsd magadnál azt, ami a döntésedet és a személyedet igényli. Add át azt, ami szabályok szerint elvégezhető. És hagyj időt arra, hogy az együttműködés fokozatosan épüljön fel.