Az első hét egy virtuális asszisztenssel: mire számíts vállalkozóként?

Ha eddig mindent egyedül csináltál, az első együttműködés kicsit olyan, mint amikor először engedsz be valakit a saját konyhádba. Tudod, hogy segíteni fog, de közben azon gondolkodsz, hová teszi a dolgokat, és vajon úgy csinálja-e, ahogy te.

Ez teljesen természetes. Az első hét nem arról szól, hogy minden tökéletesen működjön. Arról szól, hogy elinduljon egy közös munkamód.

Az alábbi menetrend egy javaslat, nem szabály. Minden együttműködés más, a feladatok és a megállapodás függvényében a tempó is változik. De ha tudod, mi számít normálisnak, kevesebb lesz a felesleges aggodalom.

Mielőtt elindultok

A jó első hét már az indulás előtt elkezdődik. Ha ezeket előre tisztázzátok, sok későbbi félreértést megelőzhettek:

Mi a megbízás tárgya, és milyen feltételekkel dolgoztok? Ezt érdemes írásban rögzíteni.

Milyen feladatokkal kezdtek?

Milyen rendszerekhez lesz szükség hozzáférésre, és milyen szinten?

Hol és hogyan kommunikáltok?

Ha a VA a munkája során ügyféladatokhoz is hozzáfér, az adatkezelés szabályait is érdemes előre tisztázni. Ebben kérd ki a jogi vagy adatvédelmi szakember véleményét.

Az első nap: megismerkedés és keretek

Az első nap jellemzően a keretekről szól, nem a munkáról.

Átbeszélitek, hogyan fogtok kommunikálni, mikor és hol érhetitek el egymást, és mi a megszokott válaszidő. Megmutatod a vállalkozásod működését dióhéjban: kik az ügyfeleid, milyen hangnemben kommunikáltok, mi az, ami számodra különösen fontos.

Beállítjátok a hozzáféréseket. Itt érdemes türelmesnek lenni, mert egy-egy rendszernél a jogosultság beállítása több időt is igénybe vehet, mint gondolnád.

És elmondod az első feladatot.

A második és a harmadik nap: az első kisebb feladat

Itt kezd el igazán dolgozni a VA. Az első feladat legyen kicsi és jól leírható, ahogy erről a korábbi cikkünkben is írtunk.

Ebben az időszakban sok kérdésre számíts. Ez jó jel, nem rossz. Azt mutatja, hogy a másik fél komolyan veszi a feladatot, és meg akarja érteni, hogyan szeretnéd.

Ha viszont egyáltalán nem érkezik kérdés, miközben a feladat új és nem teljesen egyértelmű, érdemes rákérdezni, hogy minden világos-e.

Neked is lesz dolgod. Válaszolnod kell a kérdésekre, pótolnod kell a hiányzó információkat, és át kell nézned az első eredményt. Ez az időszak általában több figyelmet igényel, mint amit előre gondolnál.

A hét közepe: az első visszajelzés

Amint elkészül az első munka, adj rá visszajelzést. Ne várj vele a hét végéig.

Mondd el konkrétan, mi volt jó, és mit szeretnél másképp. Ha valami nem úgy sikerült, ahogy elképzelted, nézd meg közösen, hol csúszott el az átadás. Lehet, hogy a leírásból hiányzott valami, lehet, hogy félreértettétek egymást.

Ez a beszélgetés kulcsfontosságú. Itt alakul ki az, hogy mennyire szabad kérdezni, és mennyire nyíltan lehet beszélni a hibákról.

A hét második fele: a ritmus kialakulása

Ha az első feladat elkészült, jöhet a második, esetleg a harmadik. Közben figyeld meg, hogyan változik a kommunikáció.

Egy jó irány, ha egyre kevesebb kérdés jön ugyanarra a feladatra, és a visszajelzések beépülnek a következő munkába. Ha ugyanazokat a hibákat látod újra meg újra, miután már jeleztél, az érdemes további odafigyelésre.

A hét vége: rövid értékelés

Az első hét végén szánj egy rövid beszélgetésre időt. Néhány kérdés, amit érdemes átbeszélni:

Mi működött jól?

Hol volt nehézség?

Mi hiányzott az átadásból?

Mit változtatnátok a következő héten?

Melyik feladatot lehet már önállóbban végezni?

Ez nem formális értékelés, csak egy közös áttekintés. Mégis sokat segít abban, hogy a második héttől már célzottabban dolgozzatok.

Mi számít normálisnak az első héten?

Hogy ne érjen meglepetés, íme néhány dolog, ami teljesen rendben van:

kisebb félreértések,

sok kérdés,

hogy te is többet foglalkozol a feladattal, mint amennyit szeretnél,

hogy az első eredményeket még át kell nézned,

hogy lassabb a tempó, mint később lesz.

Ezek nem az együttműködés kudarcát jelzik, hanem azt, hogy két ember épp megtanulja egymás munkamódját.

Mikor érdemes gyanakodni?

Van néhány jel, amelyre érdemes odafigyelni már az első héten is:

a VA nem jelzi, ha csúszás van, és a határidő eltelik hír nélkül,

nem tartja be a megbeszélt kommunikációs módot,

olyan feladatot vállal el, amihez láthatóan nem ért, és mégsem szól,

a visszajelzés után sem változik semmi, ugyanaz a hiba ismétlődik,

tisztázatlan marad, mi történik a hozzáféréseiddel és az adataiddal.

Ha ilyet látsz, érdemes azonnal beszélni róla. Egy rövid, nyílt beszélgetés sokszor megoldja a helyzetet, és ha mégsem, akkor jobb korán kiderülni, mint hónapokkal később.

Mit várj és mit ne várj?

Az első héten ne várd, hogy a VA már mindent önállóan elintéz. Ne várd azt sem, hogy teljesen kikapcsolhatsz. Ez az időszak a tanulásé.

Azt viszont reálisan várhatod, hogy a kommunikáció világos, a határidők tisztázottak, az első feladat elkészül, és a visszajelzések alapján a második már jobban megy.

Ha ez megvan, jó úton jártok.

Összefoglalva

Az első hét a közös munkamód kialakításáról szól, nem a tökéletes eredményről. Szánj rá időt, légy türelmes, és adj gyors, konkrét visszajelzést.

Ha szeretnéd megérteni, hogyan alakul ki ez a kapcsolat a gyakorlatban, vagy hogy mi történik az együttműködés elején, erről korábban is írtunk: Mi történik, ha alkalmazott helyett inkább egy virtuális asszisztenst választasz?