Kosár
0
0 Ft
Mi történik, ha alkalmazott helyett inkább egy virtuális asszisztenst választasz?
Előbb vagy utóbb szinte minden növekvő vállalkozás eljut arra a pontra, amikor már egyszerűen túl sok minden történik egyszerre. Te válaszolsz az e-mailekre, intézed az ügyfeleket, frissíted a weboldalt, feltöltöd a termékeket, számlázol, posztokat készítesz, időpontokat egyeztetsz, közben pedig valahogy a vállalkozás fejlesztésére is kellene időt szakítanod.
Ilyenkor általában felmerül a kérdés: kellene valakit felvenni?
És ezzel együtt egy másik kérdés is: valóban egy alkalmazottra van szükséged?
Nem minden esetben.
Ha van egy állandó, napi szinten jelentkező munkaköröd, amely folyamatos rendelkezésre állást és munkáltatói irányítást igényel, akkor természetesen lehet indokolt az alkalmazotti jogviszony. De ha valójában csak bizonyos feladatokat szeretnél levenni a saját válladról, és nincs szükséged arra, hogy valaki napi nyolc órában csak a te vállalkozásoddal foglalkozzon, akkor érdemes elgondolkodni a virtuális asszisztencián is.
A két megoldás ugyanis nem ugyanazt jelenti.
Nem egy alkalmazottat kapsz, hanem egy szolgáltatót választasz
A virtuális asszisztens jellemzően önálló vállalkozóként vagy más önálló szolgáltatói formában dolgozik, és szolgáltatást nyújt a megbízóinak. Ez fontos különbség, mert egy valódi vállalkozói együttműködés nem arról szól, hogy egy alkalmazotti munkakört egyszerűen átnevezünk virtuális asszisztensi munkává.
A tényleges együttműködésnek is meg kell felelnie a választott jogviszonynak.
Ezért például nem attól lesz valaki vállalkozóként foglalkoztatott szolgáltató, hogy vállalkozói számlát állít ki. A szerződésnek és a gyakorlatnak is összhangban kell lennie egymással. Ha ebben bizonytalan vagy, érdemes könyvelővel vagy jogi szakemberrel egyeztetni.
A gyakorlatban viszont a lényeg egyszerű: nem feltétlenül egy új munkakört hozol létre, hanem bizonyos feladatokat kiszervezel egy olyan szakembernek, aki ezeket elvégzi neked.
És pontosan itt kezd érdekes lenni a dolog.
Mi történik, amikor először megkeresel egy VA-t?
Ideális esetben nem azzal kezdődik a beszélgetés, hogy "Szia, mennyi az óradíjad?". Persze ez is fontos kérdés. Csak nem ez az első.
Egy normális első egyeztetés során először annak kell kiderülnie, hogy mire van szükséged. Milyen feladatokat szeretnél átadni? Mennyiségileg ez mit jelent? Egyszeri projektről van szó, vagy folyamatos munkáról? Milyen rendszereket használsz? Milyen határidők vannak? Mennyire önálló munkavégzést vársz el?
Lehet, hogy te úgy érzed, egyszerűen csak "adminisztrációra" van szükséged. A beszélgetés végére viszont kiderülhet, hogy valójában ügyfélszolgálatot, e-mail-kezelést és rendszeres adatbázis-karbantartást szeretnél kiszervezni.
De az is lehet, hogy kiderül: nem is VA-ra van szükséged arra a feladatra, amit eredetileg elképzeltél.
Ez nem probléma. Sőt, egy jó szolgáltató nem akar mindenáron eladni neked valamit.
Az első beszélgetésnek nem állásinterjúnak kell lennie
Sok vállalkozó fejében még mindig úgy él a virtuális asszisztens, mint egy távolról dolgozó alkalmazott. Emiatt az első beszélgetés könnyen átmehet egy hagyományos állásinterjúba. Pedig egészen másról van szó.
Nem feltétlenül azt kell keresned, hogy ki tudna "jó alkalmazottad" lenni. Azt kell megtalálnod, hogy melyik szakember tudja megfelelően ellátni azt a feladatot, amelyet ki szeretnél szervezni.
Ezért sokszor fontosabb a tapasztalat, az önállóság, a kommunikáció és a megbízhatóság, mint az, hogy valaki pontosan ugyanazt csinálta-e korábban.
Persze szakmai kompetencia nélkül nincs jó együttműködés. Ha például webshopkezelésre keresel segítséget, nem mindegy, hogy a kiválasztott VA látott-e már webshopot belülről.
Ha ügyfélszolgálatot adsz át, fontos, hogy tudjon megfelelően kommunikálni az ügyfeleiddel.
A jó választás tehát nem feltétlenül az, aki a legtöbb mindent írta bele a bemutatkozásába, hanem az, akinek a tudása és munkamódszere ténylegesen illeszkedik hozzád.
És itt jön az a rész, amikor azt mondjuk: melyik VA elől menekülj?
Nem a kezdő elől. Ezt fontos tisztázni.
Egy kezdő virtuális asszisztens nem automatikusan rossz választás. Lehet kevés referenciája, de ettől még lehet lelkiismeretes, tanulékony, pontos és megbízható.
A probléma inkább akkor kezdődik, amikor valaki már az első beszélgetés alapján azt mutatja, hogy saját maga sem tudja pontosan, mit vállal.
Például mindent elvállal, bármit kérsz tőle. Weboldalt készít, hirdetést kezel, könyvel, szöveget ír, videót vág, jogi kérdésekben tanácsot ad, és természetesen az összes rendszeredet is ismeri.
Lehet ilyen ember. De azért érdemes kérdezni.
Mivel dolgozott korábban? Milyen rendszereket ismer ténylegesen? Van tapasztalata az adott feladatban? Tud mutatni olyan munkát, amely hasonló ahhoz, amit te szeretnél kiszervezni?
A másik intő jel, ha a VA egyáltalán nem kérdez.
Elmondod, hogy segítségre van szükséged, ő pedig azonnal közli, hogy természetesen mindent megold. Nem érdekli, milyen rendszerben dolgozol, mennyi a feladat, hogyan kommunikálsz az ügyfeleiddel, milyen határidőid vannak, vagy pontosan mit vársz tőle.
Ez azért problémás, mert egy jó együttműködéshez először meg kell érteni a feladatot.
Ha valaki már az első beszélgetésen sem kíváncsi arra, hogyan működik a vállalkozásod, később sem biztos, hogy hirtelen elkezd érdeklődni.
A túl szép ígéretekre is érdemes figyelni
"Mindent megoldok." / "Bármikor elérsz." / "Nálam soha nincs csúszás." / "Én mindenhez értek." / "Garantáltan több ügyfeled lesz."
Ezek önmagukban jól hangzanak, de egy szakmai együttműködésben nem az ígéretekből kell kiindulni.
Egy virtuális asszisztens nem tudja garantálni, hogy több ügyfeled lesz, csak azért, mert elvállal bizonyos feladatokat. Ha például social media kezelést vállal, el tudja készíteni és közzé tudja tenni a tartalmakat, de azt nem tudja tisztességesen megígérni, hogy ettől biztosan megduplázódik a bevételed.
Ugyanígy nem feltétlenül jó jel az sem, ha valaki azt ígéri, hogy a nap huszonnégy órájában elérhető lesz.
Nem azért, mert a megbízhatóság nem fontos, hanem azért, mert a kiszámítható munkavégzés nem ugyanaz, mint az állandó rendelkezésre állás.
Sokkal többet ér egy előre tisztázott kommunikációs rend, mint egy hangzatos ígéret arról, hogy "bármikor írhatsz".
A szerződés nem felesleges formalitás
Ha megtaláltad a megfelelő szakembert, jöhet az együttműködés egyik legfontosabb része: a feltételek rögzítése.
Mit vállal a VA? Milyen díjazás mellett? Hogyan történik a feladatok átadása? Milyen határidőkkel dolgoztok? Hogyan kezelitek a plusz feladatokat? Milyen szabályok vonatkoznak az együttműködés lezárására?
Ezeket nem akkor kell először megbeszélni, amikor már probléma van.
Egy írásos megállapodás mindkét fél érdeke. Nem bizalmatlanságot jelent, hanem azt, hogy mindketten ugyanarról beszéltek.
Különösen fontos ez akkor, ha a VA hozzáférést kap a vállalkozásod rendszereihez, ügyféladataihoz vagy más bizalmas információkhoz. Ilyenkor nemcsak azt kell tisztázni, hogy ki mit csinál, hanem azt is, hogy milyen adatokat kezel, milyen hozzáféréseket kap, és hogyan történik ezek kezelése.
Az első hetek valószínűleg nem úgy fognak kinézni, mint ahogy elképzelted
Ha eddig mindent te csináltál, az első időszakban neked is lesz munkád az együttműködéssel.
Meg kell mutatnod, hogyan működik a folyamat.
El kell mondanod, mit hogyan szeretnél.
Át kell adnod az információkat.
Be kell állítani a szükséges hozzáféréseket.
És valószínűleg lesznek olyan dolgok, amelyeket az első néhány alkalommal még ellenőrizned kell.
Ez teljesen normális.
A kiszervezés nem azt jelenti, hogy ma átadod a feladatot, holnaptól pedig soha többé nem kell vele foglalkoznod.
Az első időszakban kialakul egy közös munkamódszer. A VA megismeri a vállalkozásod működését, te pedig megtapasztalod, hogyan dolgozik.
A cél az, hogy idővel egyre kevesebb magyarázatra legyen szükség.
A jó VA nem attól jó, hogy soha nem kérdez
Éppen ellenkezőleg.
Egy olyan szakember, aki soha semmire nem kérdez rá, miközben ismeretlen feladatokat kap, nem feltétlenül önálló. Lehet, hogy egyszerűen csak találomra dolgozik.
A jó önállóság azt jelenti, hogy a VA képes önállóan elvégezni azt, amit már ismer és amire egyértelmű kereteket kapott, de felismeri azt is, amikor valami nem egyértelmű, és ilyenkor kérdez.
Ez hosszú távon rengeteg időt tud megtakarítani.
Egy idő után pedig kialakulhat az a helyzet, amikor már nem kell minden egyes feladathoz külön instrukciót adnod. A VA ismeri a folyamatokat, tudja, hol találja az információkat, ismeri a rendszereket, és te már nem azon gondolkodsz, hogy vajon jól csinálta-e, hanem egyszerűen számítasz rá, hogy elkészül.
Na, valójában itt kezd jól működni a kiszervezés.
De akkor tényleg jobb a VA, mint egy alkalmazott?
Nem feltétlenül.
És éppen ezért nem is érdemes így feltenni a kérdést.
Az a kérdés, hogy neked mire van szükséged.
Ha napi szinten, folyamatosan szükséged van egy ember munkájára, meghatározott munkarendben, a munkaviszonyra jellemző irányítás mellett, akkor lehet, hogy egy alkalmazott a megfelelő megoldás.
Ha viszont van húsz, harminc vagy akár csak néhány óra olyan feladatod havonta, amelyeket nem szeretnél tovább te elvégezni, akkor nem biztos, hogy érdemes egy teljes munkakört létrehozni.
Lehet, hogy sokkal egyszerűbb kiszervezni azt, ami tényleg kiszervezhető.
A virtuális asszisztencia nem varázslat, és nem minden vállalkozás problémájára megoldás. Nem fog helyetted vállalkozást építeni, nem fog minden döntést meghozni, és nem lesz automatikusan olcsóbb minden esetben.
Viszont megfelelően kialakított együttműködés esetén pontosan azt adhatja, amire egy túlterhelt vállalkozónak szüksége van: segítséget ott, ahol valóban szükség van rá.
És talán ez az egésznek a legfontosabb része.
Nem az a cél, hogy mindenáron legyen valaki melletted.
Az a cél, hogy ne neked kelljen mindent egyedül csinálnod.
